Cum comunicam schimbarea? 

Sunt multe tips & triks pentru comunicarea schimbarii. Voi aborda în acest articol cel mai simplu lucru atunci când vine vorba de schimbare si l-as putea numi principiul numarul 1 în comunicarea schimbarii.

Cum procedeaza managerii cel mai des?

Orice companie trece periodic prin schimbari: schimbari de sarcini, schimbari tehnologice, schimbari de sefi, schimbarea sediului de lucru, etc. Cel mai adesea managerii nu stiu cum sa comunice schimbarea.

Exemplu
Luam exemplul real al evolutiei unui ziar, care a trecut printr-o perioada de schimbari tehnologice. Mai exact, este vorba de momentul în care masinile de scris sunt înlocuite de calculatoare. Redactia ziarului este „dezorientata”. Aceasta schimbare tehnologica este vitala, mai toate ziarele trec prin ea, iar pentru a ramâne competitivi aceasta schimbare este vitala. Angajatii ziarului sunt de diferite vârste, începând de la 20 de ani pâna la 55 de ani.

Managerul discuta cu departamentul administrativ, iar într-o zi decide înlocuirea masinilor de scris cu PC-uri. Se gândeste chiar ca va face o surpriza placuta. El asteapta bucuros întoarcerea oamenilor din teren. În jur de ora 6 pm oamenii se întorc din teren, iar la ora 6.30 toata redactia este convocata la sedinta.

În cadrul sedintei managerul formuleaza urmatoarele mesaje:

1. Începând de astazi lucrurile nu vor mai fi la fel.
2. Am schimbat masinile de scris cu calculatoarele!
3. Era o schimbare necesara, o schimbare tehnologica ce ne va mari viteza de lucru.
4. Uitati de masinile de scris hodorogite si priviti la aceste minunate calculatoare.
5. Intram într-o noua era, nimic nu va mai fi la fel.

Oamenii ramân fara cuvinte. Pe fetele lor nu apare bucuria asteptata de manager. Cei 9 oameni din cadrul redactiei primesc vestea. Paradoxal, în ciuda faptului ca schimbarea era necesara si buna totodata, ei îi comunica managerului ca au înteles si se aseaza în fata noilor „masini de scris”, a calculatoarelor. Ei au parte de un mini training în care li se explica faptul ca aceste calculatoare sunt total diferite de masinile de scris. Practic, nimic nu mai este la fel. Oamenii încep sa lucreze sfiosi pe ele cu gândul însa la traditionalele masini de scris. Unii dintre ei aveau 20 de ani de când lucrau cu masinile de scris.

Dupa o luna de zile, patru angajati din cei noua îsi dau demisia. Presa nu mai era ceea ce stiau ei. Ceilalti 5 ramasi în redactie parca se posomorâsera. La 3 dintre ei le scazuse inexplicabil calitatea materialelor scrise. Parca nu mai erau încarcate de atâta suflet. Are loc o discutie cu managerul în care ei sunt întrebati ce se întâmpla. Acestia nu pot oferi o explicatie, singura plauzibila fiind faptul ca ei nu mai sunt atât de inspirati de PC asa cum erau de masina de scris.

Povestea continua, iar redresarea ziarului se realizeaza în aproape un an de zile. Vorbim numai de o redresare, în sensul ca jumatate din echipa era una noua, iar calitatea materialelor era una mediocra.

Unde s-a gresit?
Probabil este clar pentru fiecare dintre noi ca schimbarea era necesara. Unde s-a gresit? Cum s-ar fi putut face astfel încât oamenii sa nu-si dea demisia, iar schimbarea sa aiba un impact pozitiv.

Felul in care comunicam schimbarea este mai importanta decât schimbarea în sine, indiferent de marimea sau de importanta schimbarii. Majoritatea managerilor, de altfel, de buna credinta, aleg sa comunice schimbarea într-un mod care nu poate fi primit cu bucurie. Fie ca acceptam sau nu, schimbarile, cel putin initial, nu sunt acceptate. Fiecare dintre noi manifesta o rezistenta marita la schimbare. Ne obisnuim cu anumite lucruri, iar schimbarea lor nu ne bucura, ba din contra. De cele mai multe ori eficienta sau necesitatea nu sunt argumente care conving. Plecând de la obiceiurile cele mai simple pâna la cele mai complicate, preferam sa le pastram. Stim de cele mai multe ori ca obiceiurile noastre nu sunt „sanatoase”, ele însa sunt ale noastre si dorim pastrarea lor. Fie ca e vorba sa ne schimbam biroul de lucru, locuinta, serviciul, ora de trezire, sarcinile de la serviciu sau orice alta schimbare, acestea ne creeaza un disconfort. Greseala manageriala este situatia în care managerul prezinta schimbare drept ceva „total diferit”, „nimic la fel”.

Cum ar trebui sa procedam astfel încât trecerea peste schimbare sa fie una cât mai usoara?

În procente, numai maxim 20% dintre oameni cauta permanent schimbari. Acestia vor accepta întotdeauna schimbarile si le vor considera noi provocari. Parerea noastra despre noi, este ca suntem deschisi la nou, ca ne plac schimbarile. În realitate însa, schimbarile ne modifica un ritm al vietii cu care ne-am obisnuit. De exemplu, cunosc foarte multi contabili care nu au acceptat programele informatice. Ei prefera în continuare sa lucreze cu pixul, iar daca vine vorba de facut ceva la calculator: „sa le faca altcineva”.

Pentru a comunica eficient o schimbare cu cât mai putine pierderi trebuie reformulat mesajul schimbarii. Limbajul este prima cale la care trebuie sa apelam. Este cel mai usor de folosit si cel mai eficient totodata. Indiferent de schimbare trebuie sa „inmuiem” efectele ei cât mai mult posibil, trebuie sa realizam trecerea de „babaul pe care nu-l cunoasteti, total diferit de ce-a fost” la „acelasi babau îmbunatatit”.

Trebuie sa facem trecerea de la:

• de la total diferit – la – aproape la fel
• de la totul se va schimba – la – totul va ramâne la fel
• de la schimbare –la – îmbunatatire
• de la trebuie sa va schimbati – la – trebuie sa ne adaptam
• de la intram într-o noua era –la- continuam munca noastra

Practic, schimbarea trebuie comunicata ancorând-o în ceea ce exista în momentul respectiv. Oamenii accepta schimbarea daca li se explica ca avem de-a face cu o continuare a ceea ce facem. În discursul nostru trebuie sa se regaseasca toate punctele comune. Cu cât vor fi gasite mai multe legaturi între ceea ce a fost si ceea ce urmeaza cu atât schimbarea va fi perceputa ca o continuare a ceea ce a fost. „Noua era” si „total diferit” „nimic la fel” nu sunt mesajele care conving. Acestea sunt mesajele care asigura ca schimbarea va avea „pagubele cele mai mari posibile”. Nu este vorba de a pacali, ci de a umaniza mesajul si de a întelege ca oamenii sunt rezistenti la schimbare.

Toata explicatia de mai sus se reduce la la un lucru foarte simplu: Atunci când comunicam o schimbare trebuie sa punctam înainte de toate ce ramâne la fel, iar lucrurile care se schimba total trebuie explicate ca o continuare a ceea ce a fost. Cu cât vor fi punctate mai multe lucruri care ramân la fel cu atât sansa ca oamenii sa perceapa pozitiv creste.

Reîntorcându-ne la ziar, cele 5 mesaje cadru pot fi reformulate în felul urmator:

1. Începând de astazi lucrurile se vor îmbunatati.
2. Vom folosi masini de scris mai eficiente!
3. Veti putea scrie materiale mai usor. Veti avea ocazia sa îmbunatatiti ideile scrise într-un mod placut.
4. Masinile de scris vor ramâne în aceste birouri sa ne aminteasca de istoria noastra.
5. In sfârsit tehnologia ne va permite sa punem în practica mai usor ideile noastre.

Dialogul continua, iar schimbarile vor fi percepute ca îmbunatatiri. Nu se mai intra cu „violenta” în obiceiurile oamenilor, ci li se explica ca obiceiurile lor vor fi mentinute. Li se va explica oamenilor pâna în cel mai mic detaliu cât de asemanatoare sunt lucrurile (cele noi cu cele vechi): literele sunt asezate la fel pe tastatura, ceea ce scrii se va vedea tot în fata, se va lucra la aceleasi birouri, fiecare îsi va pastra directia redactionala. Comunicarea schimbarii va fi astfel mai lejera amintindu-se si alte lucruri care ramân la fel (chiar daca nu au legatura cu schimbarea). Lucrurile explicite vor fi verbalizate atenuându-se impactul schimbarii: programul va ramâne la fel, vom trata aceleasi subiecte, machetarea ziarului va fi aceeasi.

Sunt strategii si mai complexe de implementare a unei strategii in cadrul unei organizatii pe care le tratam in trainingurile noastre de management, schimbare si performanta.

Punctual, in acest articol, mi-am propus sa atrag atentia asupra unei greseli manageriale foarte des întâlnita. Acesta greseala manageriala vine si pe fondul în care leaderul vrea sa transmita o noua viziune, uneori „revolutionara”. Poti transmite, dupa cum am observat si viziunea revolutionara, folosind însa un limbaj mai moderat, cu mesajul „aproape la fel”.

Folosind strategia prezentata dai sansa oamenilor sa accepte schimbarea mai usor si sa se adapteze cât mai rapid posibil. Este un detaliu minor, efectele lui sunt însa majore, uneori hotarâtoare pentru viitorul organizatiei.

În urmatoare perioada Extreme Training organizeaza un program de Management si Leadership. Cu Extreme Training ai ocazia sa vezi rezultate. Viziteaza http://www.traininguri.ro afla detalii, profita de sistemele de discount si înscrie-te.

Alege Excelenta! Alege Extreme Training! Alege sa fii mai bun!

www.traininguri.ro